А отримавши його принципову згоду, можна вважати, що тільки надзвичайні обставини змусять поважаючих себе людей відмовитися від цієї обіцянки За міжнародним етикетом належить після прибуття і розміщення дати можливість гостям відпочити з дороги, привести себе в порядок і т д. Так що планувати відпочинок після їх розміщення обов'язково.
Проте прибулі мають право відмовитися від відпочинку і запропонувати відразу приступити до переговорів. Господарі повинні йти назустріч такому проханні. Англійське «key-persons» ( «ключові персони») - люди, думка яких з певного кола питань є визначальним. Нерідко такі люди, аси у своїй справі, не займають високих посад і за своїм статусом не входять до складу делегацій. Але саме вони формують думку, яке відстоюють члени делегації.
Ініціаторам переговорів вкрай важливо знайти «ключові персони», ознайомитися з їх думкою і постаратися переконати їх в привабливості своїх пропозицій. У міжнародній практиці прийнято, щоб тривалість переговорів становила не більше двох годин на день. Однак за обопільною згодою вона може бути збільшена.
Питання Організовуючи місце переговорів, що ви віддасте перевагу: крісла або стільці? Ви підготували мінеральну воду для учасників переговорів. Куди її краще поставити? Ви не хочете, щоб під час переговорів курили. Що ви зробите? Ви не заперечуєте, щоб під час переговорів курили. Ваші дії? Що потрібно зробити для організації стенографування або магнітофонного запису переговорів? Делегацію, гостей слід посадити особою або спиною до дверей?
Як розсаджуються учасники при трьох і більше сторонах переговорів?
Відповіді Продуктивною роботі більш сприяють жорсткі стільці, ніж м'які крісла. Останні розслаблюють присутніх. Поставити мінеральну воду можна на стіл, де відбуваються переговори. Але краще - на окремий, поруч стоїть столик. Адже можливі бризки, а працювати на мокрому столі з паперами вкрай незручно. Фужери (склянки) повинні стояти перевернутими (піддонами вгору) в знак того, що ними поки ніхто не користувався. 14. Вихований людина не закурить в кімнаті, якщо в ній відсутній попільничка. Якраз наявність попільнички і є дозволом до паління. Якщо господарі проти куріння під час переговорів, попільнички прибирають.
Але не все у нас, на жаль, знають ці правила і можуть струшувати попіл, скажімо, в паперовий кульочок. Проявіть «попереджувальну» турботу: зустрівши гостей, поясніть їм, де знаходиться курильня. Запис переговорів можна вести лише за попередньою згодою сторін. Тому перше, що треба зробити, - обговорити це питання з партнерами, і вже потім - всі необхідні приготування. Гості повинні сидіти обличчям до дверей - так вони будуть відчувати себе більш комфортно психологічно. Якщо в переговорах беруть участь три і більше делегацій, то вони розсідаються в алфавітному порядку за годинниковою стрілкою по периметру круглого або квадратного столу.
Відзначимо, що вище показані тільки ті моменти у «зовнішньої» підготовці переговорів, де найчастіше скоюють промахи наші ділові люди. Що стосується «внутрішньої» підготовки, тобто досконального знання питання, вичерпної інформації про партнерів, підготовлених варіантів рішень, то це передбачається само собою зрозумілим.