У цій статті я хочу поділитися з вами конкретними порадами підвищення ефективності при роботі з електронною поштою, розповім про те, як зберігати контроль над інформацією, що надходить до вас.
Отже, 7 простих порад для підвищень вашої продуктивності при роботі з електронною поштою.
1. Перевірка електронної пошти за розкладом
Впевнена, що майже кожен з нас перевіряє свою електронну пошту частіше, ніж це потрібно насправді. Ми знаходимося в полоні міфу про те, що необхідно завжди бути на зв'язку і реагувати на інформацію, що надходить миттєво. Більш того, багато хто з нас відзначають в такій поведінці людини такі якості, як оперативність і ефективність. Однак, як відомо, переривання в роботі ведуть до зниження уваги і стресу.
Тому перша порада для ефективної роботи з електронними повідомленнями - перевірка пошти за розкладом.
Більшості людей досить перевіряти свій ящик 2 рази в день. Залежно від специфіки вашої роботи, роду діяльності можливі варіанти з різною частотою перевірки електронного ящика.
Головне чітко визначитися, скільки разів в день і в який час, ви хочете перевіряти пошту і чітко слідувати цим розкладом.
Я перевіряю свою пошту 2 рази в день: на початку і в кінці робочого дня.
2. Правило «порожнього Inbox»
Основна ідея цього правила полягає в тому, що Inbox або, іншими словами, папка «Вхідні» вашого електронного ящика повинна залишатися порожньою після кожної сесії обробки електронної пошти.
3. Правило «2 хвилин»
Це правило дуже просте: якщо відповідь на повідомлення займе менше 2 хвилин, то відповідайте на цей лист відразу ж.
Правило «2 хвилин» при роботі з електронною поштою запозичене з методики GTD Девіда Аллена, застосовувана при управлінні завданнями. Про це можна прочитати тут.
Цінність цього правила полягає в тому, що воно сприяє суттєвому приросту продуктивності: часу йде на роботу з таким типом повідомлень не на багато більше, ніж якщо ми відкладемо роботу з даним листом на потім, перекладаючи його з папки в папку, витрачаючи час на його повторне відкриття та читання.
Взагалі, правило «2 хвилин» - умовне, це може бути і 3 хвилини і 5. Головне вміти відрізняти ті повідомлення, відповідь за якими краще не відкладати, бо надалі вони займуть у нас набагато більше часу і енергії.
4. Обробка вхідних листів за алгоритмом GTD
Основна наша мета при обробці пошти - звести до нуля кількість листів в папці «Вхідні». Зверніть увагу «обробити» - не означає «прочитати». Обробка пошти полягає в тому, щоб прийняти рішення, що необхідно зробити з кожним повідомленням.
Для початку створимо в електронній скриньці три папки:
Процес обробки електронних повідомлень також запозичений з системи GTD.
Як видно з діаграми, в процесі обробки повідомлень застосовується і правило порожнього інбокса (рада 2), і правило 2 хвилин (рада 3).
При обробці пошти використовуємо такі правила:
- листи переглядаємо по-порядку;
- відкритого листа не залишаємо в папці вхідних, а перемещаем відповідно до діаграми;
- листи переглядаємо побіжно, не більше 30 секунд
Коли папка вхідних листів спорожніє, то можна переходити до більш уважною роботі з листами, що містяться в папці «Підготувати відповідь» і «Очікування».
- Переглядайте листи не рідше 1-2 разів на тиждень.
- Якщо вам не надійшла відповідь на ваш лист протягом 24-48 годин і більше, можна підготувати нагадування.
- Якщо ви отримали відповідь на свій лист, то лист видаляємо з папки «Очікування» і направляємо його в папку «Архів».
Робота з папкою «Підготувати відповідь»
- Лист, що міститься в цій папці, вимагає від нас конкретних дій, тому бажано їх перетворити в задачі або проекти для виконання.
- Для цього кожен лист з папки «Підготувати відповідь» прочитуємо уважно і визначаємо конкретні дії або завдання, виходячи з інформації, що міститься в листі.
- Потім поміщаємо сформульовані завдання в ваш щоденник, органайзер, планувальник або простий список справ.
- Після виконання поставленого завдання, лист переміщаємо в папку Архів.
5. Налаштування фільтрів електронної скриньки
Якщо ви щодня отримуєте велику кількість листів, то раджу використовувати ресурси поштового клієнта.
Фільтри призначені для автоматичної обробки поштових повідомлень. Існує можливість створення великої різноманітності фільтрів, які суттєво полегшать процес обробки пошти.
Нижче запропонована програма мінімум створення фільтрів для автоматичної обробки пошти.
Застосовуйте фільтри для:
Запропоновані фільтри значно зменшать потік листів в папці «Вхідні», скоротять час на обробку пошту, і теж час зберігає цікаву для вас інформацію, ознайомитися з якою можна в зручний час.
7. Електронна скринька - засіб зв'язку, а не список справ
Часто листи, що вимагають від вас конкретних дій, залишаються в поштову скриньку як нагадування про те, що необхідно зробити.
Такі дії поступово формують у нас перевагу використовувати пошту в якості таск-менеджера і зберігати всі завдання в пошті, не дивлячись на те, що поштові клієнти мало пристосовані для цього. Це призводить до того, що завдання, які необхідно виконати, змішуються з іншими листами, тим самим розмиваючи фокус на справах. До того ж, інформація в листі не завжди містить дії або завдання, що призводить до перечитування повідомлення і повторному прийняттю рішення про те, що необхідно з ним зробити.
Тому не використовуйте поштові клієнти як списки справ, а вносите завдання з письма в свій календар, паперовий щоденник, to-do лист у вигляді простого паперового листа або текстового документа, електронний органайзер.
Поєднуйте процес обробки пошти з постановкою завдань. Обробляючи пошту, заносите інформацію з листів до свого списку справ. Потім переміщайте оброблене повідомлення в архів.
Таким чином, ви звільняєте папку «Вхідні», завдання фіксуєте в своїй планувальнику і залишаєте лист в архіві, зберігаючи доступ до нього на випадок необхідності.
Ось такі прості поради по роботі з електронною поштою, що застосовуються на практиці, значно підвищать вашу продуктивність, звільнять від перевантаження і допоможуть встановити контроль за інформаційним потоком.
Безумовно, потрібно затратити певні зусилля для тренування запропонованих навичок по роботі з поштою і виникатиме спокуса повернутися на круги своя, потонути у вирі листів.
Не дайте можливості старих звичок вплинути на вашу продуктивність! Дисциплінуйте себе і все вийде!
Почни застосовувати ці поради вже сьогодні і це буде ТВОЄ РІШЕННЯ!
Читайте ще:
