Ми складаємо список завдань і намагаємося дотримуватися розкладу незважаючи ні на що. Але, як би ми не старалися, все одно будуть з'являтися нові і термінові завдання. Список стає довшим, а ми не можемо позбутися відчуття, що час буквально вислизає з рук. Так давайте розберемося, які помилки ми найчастіше робимо і як грамотно розпоряджатися своїм часом.
1. Не розставляємо пріоритети
Звичайно, список завдань - це ефективний спосіб навести порядок в своїх думках про те, що необхідно зробити. Але якщо не розставляти пріоритети, то найбільш важлива справа може просто випасти з поля зору. Потрібно розуміти напрям, мету своєї діяльності, а не перескакувати з одного завдання на інше. Неправильна розстановка пріоритетів може багато що сказати про ситуацію, робочій обстановці.
Багато, працюючи в команді, відчувають дискомфорт, коли начальство або колеги просять їх щось зробити: вони відкладають свої поточні завдання, що не розставляють пріоритети, а потім не встигають за своїм розкладом. Тому, якщо ви займаєтеся плануванням свого дня, тижня чи місяця, запитайте себе, яке завдання є для вас найбільш важливою в цей період.
Часто виходить так, що робота над важливим завданням займає всі думки і поступово перетікає в прокрастинація. Бо зазвичай вона вимагає серйозних розумових зусиль і повної сфокусированности. Куди соблазнительнее весь день займатися невеликими п'ятихвилинними справами, ніж однієї великої завданням, яка дається нелегко, хоча і приносить в результаті більшу віддачу.
2. переоцінювати свої сили
Переоцінка своїх можливостей - відомий гріх в тайм-менеджменті. Коли думаєш, що виконання завдання займе від сили пару хвилин, а вона з'їдає як мінімум півгодини. Щоб уникнути такої ситуації, перед початком роботи де-небудь запишіть, скільки часу ви збираєтеся витратити на її.
Якщо завдання займе 25-30 хвилин, обов'язково помістіть її в розклад.
Якщо ви впевнені, що робота на 30 хвилин, відведіть на неї в своєму розкладі час для підстраховки. В іншому випадку ви можете стати одним з тих нещасних трудоголіків. що працюють всю ніч безперервно.
На початку робочого дня приділіть 10 хвилин перевірці свого розкладу. Факт: 10 хвилин планування з ранку заощадять вам час протягом робочого дня. Але не завантажуйте свій розклад цілком, не забудьте залишити вільний час для нових і / або непередбачених завдань.
3. Абстрагуємось
Є ще один відмінний спосіб: виділити в розкладі особливий час, яке ви будете витрачати на роботу з вхідними. Постійно перевіряти пошту - значить приділяти їй недостатньо уваги: ви швидко переглядаєте лист і так само швидко відправляєте відповідь, часто неточний і з помилками. Вибачатися і повторно пояснювати, що ви насправді мали на увазі, - невиправдана трата часу, якій можна було б уникнути.
Безлад також може сильно відволікати. Розкидані папки з паперами на столі, хаос в канцелярському приладді, замітки, які неможливо знайти в цьому бардаку ... Візьміть собі за правило забиратися на столі кожен раз в кінці тижня і безжально викидайте папери, які вам не знадобилися і навряд чи будуть потрібні.
4. Думаємо, що підрахунок витраченого часу - це зайве
Є два способи звільнити час: ігнорувати нові завдання або раціоналізувати його використання. Але поки ви не почнете стежити, скільки часу витрачаєте на те чи інше заняття, не впізнаєте, який із способів підходить вам.
Тиждень або дві спробуйте засікати час, який ви витрачаєте на виконання робочих завдань. Це допоможе побачити і проаналізувати те, як ви витрачаєте час, а в подальшому - уникнути своїх же помилок.
5. Віримо в мультизадачність
Експерти по тайм-менеджменту твердять в один голос: такої речі, як мультизадачність. не існує. Те, що зазвичай позначають терміном «мультизадачність», на ділі є метаннями від одного завдання до іншого, і нічого хорошого в цьому немає.
Для кращого результату потрібно сконцентруватися на одному завданні, поставити таймер і працювати в означений час тільки над нею.
Повторюйте про себе як мантру: «Прямо зараз я дороблю це завдання», - і ви не будете перескакувати з одного завдання на інше.