До нашої редакції часто надходять листи від бухгалтерів, в яких розповідається про різні казуси і помилки в роботі, що відбуваються з вини комп'ютерної техніки. На підставі ваших послань ми склали перелік десяти найбільш поширених з них.
прикрі дрібниці
На перше місце по праву можна поставити наслідки такого форс-мажорних обставин як несподіване виключення електрики. Ні комп'ютер, ні тим більше бухгалтер в даній ситуації абсолютно не винні, але від цього не легше. Світло в будинку або в окремому офісі можуть відключити за низкою причин, наприклад, при проведенні ремонтних або профілактичних робіт. В результаті файл, над яким працювали, залишиться збереженим лише частково або може взагалі зникнути.
Друге місце зайняв такий казус як зависла комп'ютерна система. Причини цього можуть бути різні - від конфлікту обладнання або серйозного системного збою до елементарних і тому тим більш прикрих помилок самого користувача. Натиснули не на ту кнопку, відкрили занадто багато вікон, хіба мало що.
На третьому місці розмістилася помилка, про яку розповіла нам бухгалтер невеликої туристичної компанії «Чумацький шлях» Олена Тагашова. «Я працювала над звітом для податкової, коли помітила, що мій комп'ютер почав періодично виснути. Фірма у нас невелика, і нам довелося викликати приходить системного адміністратора, який сказав, що систему необхідно терміново перевстановити, так як вона заражена вірусом. Всі документи перед цим я скинула на флешку, а звіт - на звичайну дискету, тому що як раз збиралася відвозити його в податкову. Роздрукувати матеріал я теж не встигла, а дискету захопила додому, щоб дещо доробити. Якого ж було моє здивування, коли жоден з доступних мені комп'ютерів не зміг прочитати з неї інформацію! Виявляється, таке буває - додому я їхала в метро, а там диски можуть розмагнітитися ». В результаті фірма запізнилася з термінами здачі і була змушена виплатити податківцям штраф. Зараз з цим простіше - дискети практично вийшли з ужитку, на зміну їм прийшли надійні флеш-карти, хоча багато працівників обліку за звичкою або з економії продовжують користуватися дискетами.
неуважність
Про четвертої за поширеністю помилку або, скоріше, незручність повідала бухгалтер невеликого готелю Надія Лапіна, яка працює в сфері бухобліку вже майже тридцять років. «Комп'ютери значно полегшили життя, але коли я заповнювала свої незліченні папірці вручну, то, по суті, контролювала процес цілком. А тут часом одна неправильно внесена цифра призводить до того, що всі подальші дії в програмі, відповідно, виявляються неправильними. А помічаєш це, як правило, вже під самий кінець роботи.
На п'ятому місці теж варто помилка, викликана елементарної неуважністю. Світлана Серьогіна. бухгалтер ТОВ «АНКОР-плюс» з Новгорода, розповіла, що одного разу в поспіху машинально зберегла досить важливий документ під ім'ям, яке йому дала система, не звернувши уваги, де тепер цей документ збережений. Поспіх обернулася тим, що Серьогіна потім довго не могла знайти його ні в файлах, ні на робочому столі. Зробити це за допомогою системи пошуку файлу було неможливо, так як назва Світлана Миколаївна не пам'ятала.
Тому завжди слід самому вибирати папку для збереження документа і давати йому однозначне і чітке назву.
Як правило, багато помилок відбуваються від неуважності бухгалтера. Робота за комп'ютером вимагає певної зосередженості.
враховуємо дрібниці
А ось Олена Ушакова, головний бухгалтер ТОВ «Контенс-плюс», переконана, що комп'ютер зробив її працю простіше і приємніше. Але через цю простоту іноді і трапляються помилки, причому елементарні. «Заповнюючи паперу, можу переплутати номера КПП та ІПН - коли дивишся в монітор, контролювати такі речі складніше. Забуваю міняти числа в платіжках або іноді відкриваю старе платіжне доручення і починаю набивати дані в ньому ж. Частина даних міняю, а частина немає. З шаблоном взагалі біда: хоч одну цифру, але наплутав або залишилися незмінними, адже візуально здається, що дані вже внесені. Робота бухгалтера вимагає граничної уважності, яка у машини, природно, куди вище, але людський фактор ніхто не відміняв. Особливо під кінець робочого дня, коли втомлюєшся і увага розсіюється ». Подібні казуси розмістилися на шостому місці. Краще починати вносити дані не в попередніх платіжках, а створювати новий документ. Такий спосіб виглядає складніше, але зате він позбавить від помилок і подальших виправлень, які займуть набагато більше часу після того як банк поверне недостовірні документи.
Про сьому за поширеністю проблему розповіла Наталія Водолеева. бухгалтер компанії «Юджинія-тревел»: «Раніше я думала, що можу врахувати всі свої промахи, завжди була гранично уважна до того, що роблю, файли зберігала, а роздруковані документи перевіряла по кілька разів. Але виявилося, що всього передбачити неможливо. Не завжди оновлення програми відбувається автоматично. До того ж не є рідкістю і періодичні збої в роботі Інтернету. Ось і вийшло так, що я цілих два тижні не знала про досить важливі оновлення бланків. Тепер до цього я теж ставлюся уважно ».
На восьмому місці розмістилася помилка, яка допускається з округленням цифр. Наприклад, 1С округлює до сотих, тобто рахує копійки, а ось Excel, в якому і відбуваються основні розрахунки, всього лише до десятих. У підсумку, копійки губляться, а суми не сходяться.
Дев'яте місце займає така прикра неприємність як перебої в роботі серверів, на яких зберігається бухгалтерська інформація або звіти. У програмістів можуть трапитися будь-які проблеми: досить потрапляння вірусу або виникнення непередбаченої системної помилки, щоб сервер припинив роботу. Відповідно, пропадають всі зберігалися на ньому папки і документи. Якщо фірма велика, то адміністратори архівують їх і зберігають на інших резервних джерелах, за якими можуть згодом відновити. З невеликими компаніями важче - там найчастіше все зникає без сліду.
І так трапляється!
А ось на десятому місці опинився такий безглуздий, на перший погляд, казус як помилково натиснута кнопка на клавіатурі. Бухгалтер з Новгорода Наталя Михайлова розповіла нам, що вона цілий день працювала над звітом, коли хтось із співробітників, швидше за все не навмисно, підійшов до неї і щось натиснув. Стерлося все, що вона зробила. Як це сталося - загадка, але випадок цей далеко не поодинокий. Звичайно, тут мова йде про старих бухгалтерських програмах, але все-таки варто бути уважними і не дозволяти колегам торкатися до комп'ютера в такі відповідальні моменти.
Як видно, використання комп'ютера таїть в собі чимало несподіванок і сюрпризів - які, втім, навряд чи змусять офісних працівників відмовитися від нього. Адже найчастіше помилки трапляються через елементарну неуважність і забудькуватість. Тому найважливіше тут - уважність і самоконтроль. Як, втім, і в будь-якій роботі.
Практична енциклопедія бухгалтера